Syyskokous 8.11.2004

Maahinkainen ry:n syyskokous 8.11.2004

Aika:

8.11.2004 klo 19.08 - 22.25

Paikka:

kerhotila Lillukka, Kortepohjan ylioppilaskylä, Jyväskylä

Läsnä:

Joonas Kekkonen
Tuomas Koskinen
Jari Kuskelin
Senni Lipponen
Joona Lönn (poistui klo 21.10)
Juri Lönn (poistui klo 21.10)
Jonni Marttila
Juuso Marttila
Pasi Moilanen (poistui klo 21.08)
Asko Soukka, sihteeri
Tero Tilus, puheenjohtaja
Inka Tuomaala
Mikko Tähkänen

1. Kokouksen avaus

Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 19.08.

2. Kokouksen järjestäytyminen

Puheenjohtajaksi valittiin Tero Tilus ja sihteeriksi Asko Soukka. Ääntenlaskijat päätettiin valita tarvittaessa. Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Juuso Marttila ja Inka Tuomaala.

3. Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen

Kokouksen laillisuudesta ja päätösvaltaisuudesta määrätään yhdistyksen säännöissä seuraavaa.

4.4§ Kokous on laillisesti kokoon kutsuttu, jos pitopaikka, ajankohta ja kokouksen esityslista on ilmoitettu yhdistyksen kotisivulla vähintään seitsemän (7) päivää ennen kokouksen pitämistä ja lisäksi sähköpostitse kaikille sähköpostiosoitteensa yhdistyksen jäsenrekisteriin ilmoittaneille ja muille kirjeitse vähintään neljä (4) päivää ennen kokouksen pitämistä.

4.6§ Kokous on päätösvaltainen, jos se on yhdistyksen sääntöjen mukaan koollekutsuttu.

Koska kokouksen esityslistaa ei ole ilmoitettu yhdistyksen kotisivuilla eikä ola lähetetty yhdistyksen jäsenille yhdistyksen sääntöjen mukaisessa aikataulussa, todettiin kokouksen olevan vailla muodollista päätösvaltaa. Kokous päätettiin pitää tästä huolimatta.

Kokouksen päätösten pätevöitymiseen sovelletaan yhdistyslaissa määrättyä kolmen (3) kuukauden kanneaikaa.

32§ Päätöksen moitteenvaraisuus

Jos yhdistyksen päätös ei ole syntynyt asianmukaisessa järjestyksessä tai jos se muutoin on lain tai yhdistyksen sääntöjen vastainen, voi yhdistyksen jäsen, hallitus ja hallituksen jäsen nostaa kanteen yhdistystä vastaan päätöksen julistamiseksi pätemättömäksi. Oikeutta moitekanteen nostamiseen ei ole sillä, joka on kokouksessa myötävaikuttanut päätöksen tekemiseen.

Kanne on pantava vireille kolmen kuukauden kuluessa päätöksen tekemisestä tai, jos päätös on tehty erillisissä äänestystilaisuuksissa tai postitse, kolmen kuukauden kuluessa siitä, kun päätöstä koskeva pöytäkirja on päivätty. Jollei kannetta nosteta määräajassa, on päätöstä pidettävä pätevänä.

4. Työjärjestyksen hyväksyminen

Hyväksyttiin puheenjohtajan esittelemä esityslista kokouksen työjärjestykseksi.

5. Toimintakertomus tilikaudelta 1.9.2003 - 31.8.2004

Yhdistyksen sihteeri Juuso Marttila esitteli ehdotuksen yhdistyksen toimintakertomukseksi tilikaudelle 1.9.2003 - 31.8.2004. Ehdotus käytiin läpi suullisesti kohta kohdalta ja siihen täydennettiin kokouksen ehdottamat muutokset.

Hyväksyttiin ehdotus toimintakertomukseksi täydennettynä kokouksen ehdottamilla muutoksilla.

6. Tilinpäätös kaudelta 1.9.2003 - 31.8.2004

Rahastonhoitaja Tero Tilus esitteli yhdistyksen tilinpäätöksen tilikaudelta 1.9.2003 - 31.8.2004.

Puheenjohtaja Tero Tilus tilikauden hallituksen jäsenenä ja rahastonhoitajana jääväsi itsensä kokouksen puheenjohtajan asemasta vastuuvapauden myöntämisen ajaksi.

Vastuuvapauden myöntämisen ajaksi puheenjohtajaksi valittiin Tuomas Koskinen.

Päätettiin tilintarkastajien ehdotuksen mukaisesti myöntää yhdistyksen hallitukselle vastuuvapaus tilikaudelle 1.9.2003 - 31.8.2004.

Tero Tilus jatkoi kokouksen kokouksen puheenjohtajana.

7. Toimintasuunnitelma ja talousarvio vuodelle 2005

Yhdistyksen sihteeri Juuso Marttila esitteli ehdotuksen yhdistyksen toimintasuunnitelmaksi ja talousarvioksi vuodelle 2005. Ehdotus käytiin läpi suullisesti kohta kohdalta ja siihen täydennettiin kokouksen ehdottamat muutokset.

Hyväksyttiin ehdotus toimintasuunnitelmaksi vuodelle 2005 täydennettynä kokouksen ehdottamilla muutoksilla.

8. Yhdistyksen hallitus vuodelle 2005

Hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseen seuraava muutosehdotus:

Hallituksen jäsenten lukumäärää ei päätetä yhdistyksen sääntöjen (8§) mukaisessa järjestyksessä, vaan vasta hallitusehdokkaiden määrän ollessa tiedossa.

Päätettiin valita yhdistyksen hallitukseen vuodelle 2005 yhteensä kahdeksan (8) jäsentä.

Valittiin yhdistykselle vuodelle 2005 seuraava hallitus:

Juuso Marttila, puheenjohtaja
Jari Kuskelin, varapuheenjohtaja
Tuomas Koskinen, sihteeri
Mikko Tähkänen, tiedotustusvastaava
Tero Tilus, rahastonhoitaja
Asko Soukka, verkkotekniikkavastaava 
Joonas Kekkonen, hallituksen jäsen
Inka Tuomaala, hallituksen jäsen

Todettiin, että yhdistyksen edellisessä kokouksessa tehdyn päätöksen mukaisesti hallitus voi myöntää yhdistyksen jäsenelle läsnä ja puheoikeuden hallituksen sähköpostilistalle, mikäli siihen katsotaan tarvetta.

9. Tilintarkastajien valinta tulevalle kaudelle

Valittiin yhdistyksen tilintarkastajiksi vuodelle 2005 Jarmo Louet ja Pasi Moilanen.

10. Kannatusjäsenmaksun suuruus

Yhdistyksen kannatusjäsenmaksun suuruudeksi päätettiin 20 euroa.

11. Nimettyjen toimihenkilöiden tehtävänkuvat

Kohta esiteltiin toimintasuunnitelman esittelyn yhteydessä. Esittelijänä toimi Tero Tilus.

Hyväksyttiin ehdotus moraalinhallintavastaavan lisäämisestä nimettäväksi toimihenkilöksi tehtävänkuvanaan yhdistyksen yhteishengenkohottamistoiminta.

Hyväksyttiin tehtävänkuvat nimetyille toimihenkilöille.

12. Maahinkaisen verkkopalveluiden uudistaminen

Esiteltiin suullisesti toimintasuunnitelman yhteydessä. Esittelijänä toimivat Tero Tilus ja Asko Soukka.

Maahinkaisen verkkopalveluiden uudistamiseksi ehdotettiin kaikkien yhdistyksen verkkopalveluiden siirtämistä samalle palvelimelle, jolle palvelimen ylläpitäjä Jukka Zitting on myöntänyt yhdistykselle käyttöoikeuden. Asko Soukka kuitenkin varoitti siirroksesta mahdollisesti aiheutuvan toimintakatkoksia vuoden 2005 alkupuolella.

Hyväksyttiin Maahinkaisen verkkopalveluiden uudistaminen vuodenvaihteessa 2004-2005 ehdotuksen mukaisesti.

13. Yhdistyksen kirjanpidon pohjana olevan tililuettelon muuttaminen

Yhdistyksen rahastonhoitaja Tero Tilus esitteli ehdotuksen kirjanpidon pohjana toimivan tililuettelon muuttamiseksi.

Hyväksyttiin esitelty ehdotus.

14. Ilmoitusasiat

14.1. Maahinkainen ry:lle myönnetty jäsenalennus fantasiapeleistä

Todettiin Jyväskylän Fantasiapelin tarjoavan Maahinkaisen jäsenille 10% alennuksen rooli- ja strategiapeleistä. Lisäksi tarkennettiin, ettei alennus koske kirjoja eivätkä Games Workshop tai Magic the Gathering -tuotteita.

15. Muut esilletulevat asiat

Kokouksessa ei tullut esille muita asioita.

16. Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 22.25.

Liitteet

Esitys hallituksen jäsenten tehtävänkuviksi

Puheenjohtaja
  • Kutsuu koolle hallituksen ja yhdistyksen kokoukset
  • Johtaa puhetta em. kokouksissa
  • Yleinen kehittämistoiminta
Varapuheenjohtaja
  • Hoitaa Maahinkaisarkistoa (sekä sähköinen, että hardcopy)
  • Koordinoi vuosikertomuksen ja TTS:n kokoamisen (yhteistyössä rahastonhoitajan kanssa).
Sihteeri
  • Toimii hallituksen ja yhdistyksen kokousten sihteerinä
  • Hoitaa jäsenyysasiat ja ylläpitää jäsenrekisteriä
Tiedotusvastaava
  • Käsittelee yhdistyksen osoitteeseen tulevan sähköpostin (vastailee, ohjaa edelleen, esittelee ilmenneet asiat hallitukselle)
  • Ylläpitää ja kehittää seuran tiedotustoimintaa ja yhteyksiä mediaan
Rahastonhoitaja
  • Hoitaa kirjanpidon, maksatukset ja tapahtumien maksuvalvonnan
  • Seuraa taloustilannetta, raportoi siitä hallitukselle ja toimii esittelijänä seuran talouteen liittyvissä asioissa
  • Tekee lakisääteisen talousraportoinnin (kk- ja vuosi-ilmoitukset verottajalle, tilinpäätös, veroilmoitus, ...)
Web-tekniikka / intranet-tekniikka
  • Maahinkaisen tiedotus-, intranet- ja tapahtumanjärjestystekniikan ylläpito ja kehittäminen
Tarpeistonhoitaja
  • Maahinkaisen tarvikevaraston valvonta, käytön seuranta ja siitä raportointi (hallitukselle).
Moraalinhallintavastaava
  • Yhdistyksen yhteishengenkohottamistoiminnan järjestäminen.

Esitys yhdistyksen kirjanpidon tililuettelon muuttamisesta

Esitetään Maahinkainen ry:n tililuetteloksi kirjanpitoasetuksen (1339/1997) tuloslaskelmasta (3§) ja taseesta (6§) antamien ohjeiden mukaisesti seuraavaa:

TASETILIT

VASTAAVAA
 Aineettomat hyödykkeet
 Aineelliset hyödykkeet
  Koneet ja kalusto
  Materiaali ja tarvikkeet
  Muut aineelliset hyödykkeet
 Saamiset
  Osallistumismaksusaamiset
  Myyntisaamiset
  Muut saamiset
 Rahat ja pankkisaamiset
  Pankkitili
  Käteiskassa   

VASTATTAVAA
 Oma pääoma
  Edellisten tilikausien ylijäämä
  Tilikauden tulos
 Lyhytaikainen vieraspääoma
  Ostovelat
  Ennakonpidätysvelat
  Sosiaaliturvamaksuvelat
  Muut lyhytaikaiset velat

TULOSLASKELMATILIT

TUOTOT
 Varsinainen toiminta
  Osallistumismaksutuotot
  Julkaisumyyntituotot
  Mainosmyyntituotot
  Muut varsinaisen toiminnan tuotot
 Varainhankinta
  Kannatusmaksutuotot
  Avustukset
  Muut varainhankinnan tuotot
 Rahoitustuotot

KULUT
 Varsinainen toiminta
  Matkakulut
  Tiedotuskulut
  Pankkikulut
  Vuokrakulut
  Tarvikehankinnat
  Palkat ja palkkiot
  Henkilösivukulut
  Muut varsinaisen toiminnan kulut
 Varainhankinnan kulut
 Rahoituskulut
 Poistot

Lisäksi tapahtumakohtaista seurantaa varten tuotot ja kulut lajitellaan varsinaisten tilien alle tarpeen mukaan perustettaville tilapäisille tapahtumakohtaisille tileille.

Olennaiset muutokset aiempaan liittyvät turhien tilien poistamiseen sekä tuottojen ja kulujen hienojakoisempaan erittelyyn.